Enhver virksomheds eller organisations aktivitet, uanset form for ejerskab, er umulig uden dokumenthåndtering, hvilket faktisk er en bekræftelse på denne aktivitet. Foreningen af dokumentcirkulation blev foretaget tilbage i 79'erne i det sidste århundrede, men de standarder, der blev oprettet dengang med mindre ændringer og tilføjelser, er stadig gyldige i dag.
Instruktioner
Trin 1
Det samlede dokumentstyringssystem, der kræves for at understøtte organisationens aktiviteter, omfatter tre typer dokumenter:
- organisatorisk
- administrativt
- information og reference.
Den sidstnævnte type dokumenter er hjælp i forhold til de to første og er i modsætning til dem ikke obligatorisk til eksekvering. De indeholder alle specielle serviceoplysninger, der er nødvendige både for at træffe ledelsesmæssige beslutninger og for deres korrekte forståelse og implementering.
Trin 2
Referencedokumenter inkluderer: forretningsnyhedsbreve; telegrammer og telefonbeskeder; service, rapport og forklarende bemærkninger resuméer, anmeldelser og informationsrapporter, handlinger. Indholdet af disse dokumenter kan kun tages i betragtning eller medføre handling baseret på disse oplysninger. Dette er en vigtig del af arbejdsgangen, uden hvilken det er umuligt at organisere nogen produktionsproces.
Trin 3
Hvis vi taler om visse typer information og referencedokumenter, er hovedparten af dem som regel informationsbreve, hvor forfatterne gør respondenterne opmærksomme på nogle fakta, oplysninger om varer, kommende begivenheder eller aktiviteter. De kan både være proaktive og dem, der er skrevet i form af en rapport om implementeringen af tildelte opgaver fra overordnede organisationer med det højeste ledelsesniveau. Selvmotiverede salgsbreve henviser også til information og referencedokumenter.
Trin 4
Resume, oversigt eller informationsnotat - dokumenter, der indeholder en beskrivelse af nogle af den samme type fakta, ting eller begivenheder, hvor et kort resumé kan være til stede, men dette krav er ikke obligatorisk. Almindelige certifikater kan udarbejdes efter anmodning fra interesserede parter eller enkeltpersoner og fungerer som et dokument, der bekræfter ethvert faktum. Disse er f.eks. Løncertifikater, familiesammensætning, arbejdssted eller studie mv.
Trin 5
Servicenoter bruges normalt som udveksling af information mellem afdelinger, der ikke er direkte afhængige af produktionen. Rapporter skrives til den nærmeste vejleder for at informere om de fakta, som han har brug for at vide på vagt. Forklarende udsagn bruges i tilfælde af krænkelse af arbejdsdisciplin, de er skrevet af overtrædere selv for at forklare deres handling. Handlinger, der bekræfter en bestemt kendsgerning, udarbejdes samlet og underskrives af mindst 3 deltagere i kontrollen eller handlingen.
