Nogle aktivitetsområder kræver systematisering af varer, produkter og dokumenter. Kortfilen kan ikke kun bruges i produktionen. For eksempel vil det være nyttigt for en person, der indsamler frimærker eller mønter, eller en blomsterhandler. Generelt, uanset hvor du har brug for hurtigt at finde den rigtige blandt et stort udvalg af nogle objekter.
Instruktioner
Trin 1
Oplysningerne i filen skal være let tilgængelige, uanset størrelsen på datalagring. Opdel derfor hele lydstyrken i blokke, for eksempel alfabetisk eller efter dato. Dette hjælper dig med at finde de oplysninger, du har brug for (kort) på kort tid.
Trin 2
Alle poster i filen skal være pæne. For eksempel, hvis navnene er skrevet i hånden, skal de være forståelige uden blots, fordi det vil gøre det vanskeligt at finde de oplysninger, du har brug for.
Trin 3
Filen skal opbevares et bestemt sted, f.eks. I et stativ. Kasserne skal matche kortstørrelsen. Sørg for at foretage en oversigt over indholdet, så du ikke konstant skal bladre gennem unødvendige data. Når dataene genopfyldes, skal du indtaste oplysningerne i beholdningen.
Trin 4
Søgeskilter indeholdt i elementerne i kortindekset (kort, filer osv.) Skal strengt systematiseres. For eksempel, hvis dette er et kortindeks til blomster, skal søgetegnene ("nøgler") i alle elementer vises på samme måde. For at gøre dette skal du oprette et "skelet" af søgeelementet.
Trin 5
Lad os sige, at du vil tegne et kortindeks over dine blomster. De har alle forskellige egenskaber, men de består af et antal identiske elementer: blomsterstand, stilk, blad, rod osv. Derfor skal alle disse elementer være indeholdt i "skeletet". For eksempel er navnet "Solsikke", formen på blomsterstanden er "rund", farven er "gul" osv.
Trin 6
Enhver indsamling af data skal ledsages af en "søgekriterieliste". I et arkiv, der består af almindelige kort, kan det være et tekstdokument; til en virtuel arkivformular - en rulleliste, hvorfra brugeren vælger det tegn, han har brug for. Hvis du opbevarer et elektronisk arkivskab, skal du sørge for at tage en aftagelig disk, da harddisken kan brænde ud når som helst.
