Et afvisningsbrev er en meget specifik del af forretningskorrespondance. Den skal indeholde et negativt svar på klientens anmodning eller partnerens forslag. Samtidig er det vigtigt at opretholde et godt forhold til modtageren af brevet. For at utvetydigt udtrykke din holdning, men ikke at fornærme adressaten og efterlade et positivt indtryk af dig selv, skal du følge de grundlæggende regler for at skrive et afslag.
Nødvendig
- - organisationens officielle brevpapir
- - computer;
- - Printer.
Instruktioner
Trin 1
Udkast til dit brev. Forsøm ikke denne fase af dokumentforberedelsen. Det giver dig mulighed for at sætte dine tanker i rækkefølge og vælge de mest korrekte sætninger.
Trin 2
Start teksten med den traditionelle adresse til modtageren: "Kære Ivan Ivanovich!" eller "Kære Mr. Ivanov!" Brug ikke anden ordlyd, da det skriftlige afslag er officielt.
Trin 3
I øverste venstre hjørne angives adressaten til brevet: firmaets navn, stilling, efternavn, initialer på en medarbejder eller efternavn og initialer på en privat person. Oplysninger om din virksomhed vil blive præsenteret på det officielle brevhoved i øverste højre hjørne.
Trin 4
Skriv dokumentets hovedtekst. Gentag først anmodningen eller forslaget, der er modtaget. Selvfølgelig behøver du ikke helt omskrive teksten i det indgående dokument. Det er tilstrækkeligt at sammenfatte essensen med et par ord ved hjælp af traditionelle vendinger af forretningstale: "I overensstemmelse med din anmodning om en kopi af ordren …" eller "Som svar på din anmodning om at forlænge løbetiden for koncessionel udlån vi informerer … ".
Trin 5
Skriv derefter årsagerne til afslaget. Forklaringen på et negativt svar skal være kort, logisk, fast i det væsentlige, men ikke hård i form. Forvræng ikke situationen, præsenter ikke ikke-eksisterende fakta og usandsynlige argumenter. Når det er muligt, skal du sikkerhedskopiere dine ord med henvisninger til love og regler. Men gå ikke til ekstremer. Hvis du overbelaster brevet med lange forklaringer og ordlige undskyldninger, risikerer du yderligere at gøre adressaten sur.
Trin 6
Start den sidste del af brevet med standardformuleringen, der giver dig mulighed for at forblive høflig, men fast i din beslutning: "I betragtning af ovenstående fakta er vi desværre nødt til at nægte at samarbejde med din virksomhed" eller "Vi beklager at informere dig at det er umuligt at forlænge kreditgrænsen yderligere. "…
Trin 7
Prøv at afbøde afvisningen. Til dette formål skal du informere modtageren om andre muligheder for samarbejde, om nye tjenester i din virksomhed, som han kan bruge på præferentielle vilkår, om muligheden for at genoverveje sin anmodning efter et bestemt tidspunkt osv Alle oplysninger skal være helt korrekte og ajourførte.
Trin 8
Læs udkastet til brev. Ret fejl, foretag de nødvendige tilføjelser og rettelser. Udskriv afslaget på organisationens officielle brevpapir, underskriv det med lederen og send det til adressaten.
