Når det er nødvendigt at sende officielle dokumenter til adressaten: en erklæring, et krav, en kopi af en påstand og andre - korrespondancen er ikke kun vigtig, men juridisk vigtig. For at leveringen kan finde sted fra lovens synspunkt, er det nødvendigt at følge en bestemt procedure.
Instruktioner
Trin 1
Forbered det dokument, der skal sendes til modtageren i to eksemplarer. En af dem skal være hos dig.
Trin 2
Hvis det er muligt, skal du aflevere dokumentet personligt. Aflever direkte til modtageren eller dennes bemyndigede repræsentant. En repræsentants beføjelser kan certificeres af en fuldmagt eller følge af loven. Det er sikrere at aflevere korrespondance adresseret til en privat person mod modtagelse. Hvis du overfører dokumenter til en juridisk enhed, skal du gøre det gennem sekretariatet eller kontoret. Når modtageren er embedsmand, kan du bruge en af disse muligheder.
Trin 3
I tilfælde af personlig levering skal du sørge for at sikre, at din kopi indeholder en kvittering fra den person, der modtog korrespondancen. Den person, som du giver dokumentet til, skal skrive ordet "modtaget", hans efternavn og initialer samt den aktuelle dato og selvfølgelig efterlade en underskrift. Hvis han er medarbejder i organisationen, skal der også angives en holdning.
Trin 4
Når det er nødvendigt, send korrespondance til modtageren gennem en kurér eller formidler, og glem ikke at instruere dem om, hvem og hvordan de skal levere.
Trin 5
Hvis du ikke er i stand til at levere korrespondancen personligt, eller hvis modtageren nægter at acceptere den, skal du bruge posttjenesterne. Det skal sendes med anbefalet post med en meddelelse og en liste over vedhæftede filer. I nogle tilfælde er dette den eneste mulighed, hvor retten eller et andet autoriseret organ anerkender tjenesten som gyldig. Som bekræftelse af, at adressaten har modtaget brevet, returneres et dokument til dig - en mailmeddelelse. Fortegnelsen over vedhæftet fil er nødvendig for at have bevis for, at der ikke sendes et tomt brev eller et fremmed dokument, nemlig det, der skal forkyndes, med posten.
Trin 6
Når meddelelsen er returneret til dig, vedhæft den og listen over vedhæftede filer til den resterende kopi af dokumentet. Opbevares, indtil det ikke længere er nødvendigt.
