Udløbne dokumenter, der er gemt i arkivet, kan ødelægges, hvilket udføres i flere faser. Først vælges dokumenterne, der oprettes en kommission, der udarbejdes en handling og direkte destruktion finder sted på makuleringsmaskiner.
Nødvendig
- - handling af ødelæggelse
- - handling af ødelæggelse
- - makuleringsmaskine (makulering af papir).
Instruktioner
Trin 1
Alle arkivdokumenter er genstand for årlig revision for at vælge til destruktion. Dette gør det muligt at frigøre plads rettidigt til nye dokumenter modtaget fra virksomheder til arkivering.
Trin 2
Vælg dokumenter til destruktion. Hovedparten af arkivdokumenter er opbevaret i 75 år. Udvælgelsen af dokumenter udføres af arkivets personale.
Trin 3
Når du har foretaget udvælgelsen af dokumenter, skal du udarbejde en destruktionshandling. En handling er en komplet oversigt over dokumenter, der skal destrueres. Det er nødvendigt at angive serienummeret på hvert dokument, en beskrivelse. Foran hvert dokument skal du angive nummeret på artiklen eller det regulatoriske dokument, på grundlag af hvilket afskrivningen foretages. Bliv styret af listen over typiske dokumenter.
Trin 4
Husk, at listen muligvis ikke indeholder navnet på alle de dokumenter, der skal afskrives, så arkivaren skal uafhængigt beslutte, hvilken artikel eller standardbestemmelse et bestemt dokument tilhører.
Trin 5
Handlingen med ødelæggelse skal udarbejdes i overensstemmelse med bilag nr. 4 "Om de grundlæggende regler for arkivdrift" for 2002. Det udfyldte dokument skal underskrives af alle medlemmer af den oprettede kommission og en autoriseret repræsentant for arkivadministrationen.
Trin 6
Vedhæft en anden handling til den udførte handling, hvori det samlede antal dokumenter, der skal destrueres, angives samt deres samlede vægt. Glem ikke, at den første handling uden den anden betragtes som ugyldig. Og hvis en sådan overtrædelse konstateres under kontrollen, kan der pålægges den administrative repræsentant for dit arkiv en administrativ bøde.
Trin 7
Du kan overlade den direkte destruktion til en specialiseret organisation, der leverer massetjenester af denne art og har industrielle makuleringsmaskiner, eller du kan selv udføre destruktionen, hvis din organisation har sin egen makuleringsmaskine.
