Enhver begivenhed begynder med en forberedelsesplan. Det viser trin for trin, hvad der skal gøres, inden for hvilken tidsramme, samt en liste over ansvarlige personer. En folkeafstemning er en massiv begivenhed og kræver en passende tilgang.
Instruktioner
Trin 1
Angiv datoen for folkeafstemningen. Baseret på det skal du vælge et sted og invitere gæster. Lav derefter en plan, hvor du skriver ned, hvad der skal gøres punkt for punkt, og hvem der skal forberede sig på hvert trin.
Trin 2
Find et sted, hvor folkeafstemningen finder sted. Vælg det afhængigt af antallet af gæster. Dette kan være en hotellobby, et konferencelokale eller endda en kontorfoyer. Rummet med et samlet areal på hundrede kvadratmeter kan let rumme halvtreds personer. Underskriv en lejeaftale på forhånd. Så kan du være sikker på, at siden bliver din.
Trin 3
Forbered et begivenhedsprogram. Skriv taler til alle, der skal tale i folkeafstemningen. Planlæg timingen for, hvornår gæsterne ankommer, hvornår den første taler begynder at tale. Tænk over afstemningsproceduren. Angiv det tidspunkt, hvor frokostpausen vil blive annonceret.
Trin 4
Tænk over menuen. Beslut om der vil være banket eller buffet ved folkeafstemningen. Den anden foretrækkes mere i pausen. Men det er bedre at holde en banket efter opsummering af resultaterne af begivenheden. Beregn mængden af mad baseret på antallet af gæster. Løs alkoholproblemet. Stærke alkoholholdige drikkevarer er bedst tilbage til aften, begrænset til champagne eller te og kaffe i løbet af dagen.
Trin 5
Lav bannere og plakater med navnet på folkeafstemningen. Placer yderligere oplysninger om dem om de emner, der skal diskuteres. Angiv navnene på de inviterede talere.
Trin 6
Lav invitationslister sammen med organisatoriske forhold. Tilføj VIP-gæster og journalister der. Forbered billetter til folkeafstemningen. I dem skal du angive dato, klokkeslæt, sted for begivenheden samt påklædningskoden. Send breve på forhånd to til tre uger før begivenheden, så alle kan justere deres planer. Inviter VIP'er via telefon eller personligt.
Trin 7
På dagen for folkeafstemningen skal du ankomme til lokalet fem til seks timer før starten. Dette giver dig mulighed for rettidigt at løse alle problemer, der opstår i løbet af organisationen. Planlæg yderligere 30 minutter for at skifte og rydde op. Mød gæsterne nøjagtigt på det aftalte tidspunkt, og marker de ankomster, der er på invitationen.
