Når en organisation akkumulerer dokumentation, der kræver kortvarig eller langvarig lagring, er det nødvendigt at organisere den og hæfte mapper med blødt eller hårdt omslag. Hver specifikke sag kan have sine egne krav til udformningen af arkivet og arbejdssekvensen, da der ikke er nogen strenge lovgivningsmæssige standarder på dette område. Det definerer dog de grundlæggende principper, som erfarne funktionærer normalt overholder.
Nødvendig
- - sort blyblyant
- - kontormøbler (eller UPD-enhed);
- - klemme;
- - søm
- ledning eller nylontråd
- - saks
- - et ark hvidt papir
- - papir til lim
- - dække over.
Instruktioner
Trin 1
Efter at have undersøgt værdien af dokumentationen, nummerer den ved at placere et serienummer (i kronologisk rækkefølge) i øverste højre hjørne af hvert ark med en sort blyant. Start med den første tilbageførsel; titellisten over dokumenterne og den sidste side behøver ikke at blive nummereret. Sørg for, at tallene ikke går ind i teksten.
Trin 2
Lav to par huller med en speciel kontorfølle midt i venstre margen i hvert dokument. For at forhindre, at papirstakken falder fra hinanden, skal du fastgøre den i en klemme. Som regel placerer kontormedarbejdere huller i en lodret linje, hvor der er mindst 3 cm mellem hvert hul. Hvis arket har en smal kant, kan du klæbe en hvid strimmel til kanten.
Trin 3
Brug en speciel maskine til blinkende dokumentation (UPD). Dette reducerer dit arbejde betydeligt, da du med denne enhed kan gennembore en stak dokumenter på 10 cm tyk ad gangen. Læs omhyggeligt instruktionerne og arbejd omhyggeligt - boret bliver meget varmt.
Trin 4
Begynd at sy mappen med en speciel bankgarn eller stærk nylontråd og en synål. Flash arkivet to gange for en sikker forpligtelse. Træk de løse "haler" på ledningen (ca. 5-6 cm) gennem det midterste hul på den sømme side af "bogen" og lav en stærk knude.
Trin 5
Skær en cirkel (ca. 4 cm i diameter) ud af tykt hvidt papir og lim knuden med den. Brug almindelig papirlim. Tag klistermærket med et segl, anbring certificeringssignaturen og datoen under det. Hvis mappen allerede er snøret uden en bekræftelsesside, er det tilladt at indsætte den på indersiden af omslaget.
Trin 6
Sæt den snoede mappe i et specielt omslag, eller bind dokumenter med en maskine. Til et langsigtet arkiv anbefales det at vælge et hårdt omslag, i andre tilfælde er pap "tøj" eller af tykt belagt papir også velegnede. Under alle omstændigheder skal det være et forretningstrykprodukt, der er designet i overensstemmelse med virksomhedens stil.
