Erfarne sekretærer ved, at forretningskorrespondance består af to tredjedele af henvendelser og svar på dem. Hovedformålet med et skriftligt spørgsmål er at indhente oplysninger fra adressaten. Forfatteren af brevet forventer at modtage det størst mulige svar, som vil blive givet ham inden for den frist, der er foreskrevet ved lov eller angivet i anmodningen. Der er ingen strenge regler for behandling af skriftlige spørgsmål. Der er dog flere generelle krav til forretningskorrespondance, som skal følges, når de udarbejdes.
Nødvendig
- - selskabsformular
- - A4-papir
- - pen
- - computer;
- - Printer.
Instruktioner
Trin 1
Udskriv et spørgsmålsbrev på organisationens brevpapir, hvis du ansøger på vegne af et team og af en officiel grund til en anden organisation eller en person. En borger, der sender en anmodning til enhver institution, skal skrive den læseligt eller udskrive den på et A4-ark.
Trin 2
Angiv i det øverste højre hjørne af brevet oplysninger om adressaten: det fulde navn på hans stilling, efternavn og initialer, organisationens postadresse (hvis nødvendigt). Oplysninger om det afsendende firma findes i venstre side af formularen. I en særlig linje skal ekspeditøren anføre nummeret og datoen på det udgående dokument. Hvis du ansøger på dine egne vegne, skal du angive dine egne data nedenfor: efternavn, fornavn, patronym (uden forkortelse), hjemmeadresse, kontakt telefonnummer. For eksempel: "Til direktøren for LLC" Tidlig morgen "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, bosiddende på adressen: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, telefon 00-00-00 ".
Trin 3
Skriv en overskrift til din e-mail. Det skal kort afspejle essensen af den skriftlige appel, for eksempel: "Om den minimale partistørrelse af daisyfrø og engrosprisen for dem." Placer disse rekvisitter på brevhoved til venstre. Når du taler på vegne af en person, kan du blot angive formatet på brevet ved at skrive midt i linjen sætningen "spørgsmål af spørgsmål", "skriftlig anmodning" eller "anmodning brev".
Trin 4
Gå til erklæringen for selve anmodningen. Dette vil være hoveddelen af dit brev. I de første 1-2 sætninger skal du forklare årsagen og formålet, hvortil du vil modtage denne eller den anden information. For eksempel:”I maj planlægger medlemmerne af havepartnerskabet“Sad”at foretage et massekøb af daisyfrø. Efter at have undersøgt din virksomheds reklamebrochure besluttede vi at bruge de tilbudte tjenester. I denne henseende bedes du sende følgende oplysninger til nedenstående adresse."
Trin 5
Formuler hvert spørgsmål. Prøv at være præcis og kortfattet. Foretag ikke sætninger for lange, inklusive 2-3 spørgsmål ad gangen. Sørg for at sætte et spørgsmålstegn i slutningen - dette vil visuelt fremhæve hovedemnet. Hvis der er flere spørgsmål, skal du udfylde dem med en nummereret liste. For eksempel: “1. Hvad er minimumsstørrelsen på frøpartiet? 2. Hvor meget koster 1 pose frø engros og detail? 3. Hvor lang tid tager det, før den købte batch leveres? 4. Hvilke dokumenter skal indsendes for at indgå en leveringsaftale mellem din virksomhed og et havearbejde partnerskab?"
Trin 6
Afslut brevet med en taknote. Du kan også taktfuldt angive den ønskede tidsramme for modtagelse af et svar, for eksempel:”På forhånd tak for dit svar. Vi håber at modtage prislisten inden for en uge. På den sidste linje skal du underskrive (på organisationens vegne underskrives hovedet) og datoen.
