Udtrykket fac simile - fra latin betyder "at gøre ligesom". En faxsignatur er en kliche i form af et segl eller stempel, hvor den håndskrevne signatur fra den person, der i henhold til virksomhedens eller organisationens regler underskriver dokumenterne, er skåret med den maksimale pålidelighed i et spejl billede.
Hvad er en faxsignatur til?
En mekanisk analog af den håndskrevne underskrift af en leder eller anden ansvarlig embedsmand - en faxsignatur - bruges i mange virksomheder og organisationers kontorarbejde. Det kan være nødvendigt i fravær af ejeren af underskriften selv, hvis det er nødvendigt at udarbejde et presserende dokument, og derudover kan ejeren selv bruge det, til hvem de bringer hele bunker papirer til underskrift. Ikke desto mindre er den udbredte anvendelse af faxunderskrifter i en række økonomiske årsager ret risikabel.
Tilfælde, hvor en managers faxforsegling faldt i hænderne på skruppelløse medarbejdere, er en hyppig begivenhed, derfor er brevet fra ministeriet for skatter og afgifter nr. 18-0-09 / 000042 i 2004 "om brugen af en fax underskrift "definerede klart de tilfælde, hvor dens anvendelse er strengt forbudt … Ifølge dette brev anbringes faxsignaturen ikke og betragtes ikke som gyldig på forskellige former for fuldmagt, fakturaer, betaling og andre økonomiske dokumenter. Brevet angiver også de tilfælde, hvor brugen af faxmaskiner anses for acceptabel.
Hvis organisationen sørger for brugen af fax, er det nødvendigt at udpege en medarbejder, der er ansvarlig for opbevaring og fastlægge dette ansvar i hans jobbeskrivelse.
Når en faxsignatur kan bruges
Et faxaftryk af en underskrift kan bruges i civilretlige forhold, i dette tilfælde er dets anvendelse reguleret af artikel 160, stk. 2, i Den Russiske Føderations civilret. Den bestemmer, at betingelsen for gyldigheden af en sådan underskrift kan være, medmindre det er bestemt i loven, en enkel aftale mellem parterne. Dette betyder, at når brugen af fax er planlagt ved transaktionens afslutning, skal parterne også indgå en yderligere aftale herom.
I en aftale, der indeholder bestemmelser om brug af faxsignaturer, er det bydende nødvendigt at fastsætte gyldighedsperioden.
Denne aftale kan kun vedrøre en bestemt transaktion eller angive alle efterfølgende transaktioner, som organisationen planlægger at indgå med denne modpart. Sørg for at angive de typer dokumenter i denne aftale, som dens normer gælder for. Ud over aftalen skal organisationens leder sørge for, at dette faxstempel strengt registreres og overvåges. Ved sin ordre udpeger han personer, der har ret til at bruge en faxsignatur, specificerer dokumentationstyperne, hvor den kan bruges, og giver en liste over foranstaltninger og foranstaltninger for at sikre dens sikkerhed.
