Det er en ret omhyggelig opgave at føre regnskaber. Mapper med fakturaer for nogle typer kontrakter skal opbevares i organisationen i op til ti år, så de skal arkiveres, så det nødvendige dokument til enhver tid kan findes.
Instruktioner
Trin 1
Oprette en fakturajournal. Indtast der alle numrene på de dokumenter, du vil arkivere. Det er bedst at gøre dette elektronisk, i et specielt program eller i et almindeligt Excel-regneark. Indtast dokumentnummeret (normalt blandet - numerisk og numerisk) og dets dato. Fra tid til anden skal du overføre data til diske, så arkivet forbliver intakt og sikkert i tilfælde af en computernedbrydning.
Trin 2
Opret flere fakturahovedbøger, hvis der er mere end en juridisk enhed i virksomheden. Når du udarbejder et dokument, skal du straks give det passende nummer. Anvend konventioner. Marker f.eks. De udstedte fakturaer for JSC "Zolotaya Antelope" som 123-ZA og for JSC "Padishah" som 123-P. Sørg for at angive nummeret på den kontrakt eller aftale, som fakturaen blev trukket til.
Trin 3
Tag den faktura, der skal arkiveres. Punch to huller med en hul punch. Indsæt dokumentet i en mappe. Brug tunge bindemidler for at undgå rynker på dine værdipapirer. Fyld dem ikke for tæt.
Trin 4
Den anden lagringsmetode er i filmapper. Tag det gennemsigtige dæksel, og indsæt fakturaen i det. Placer filen i et bindemiddel, og fastgør den med specielle holdere.
Trin 5
Mærk hver mappe. Bemærk hvilke juridiske enhedsfakturaer der er gemt der. Skriv ned i hvilken periode dokumenterne blev indsamlet.
Trin 6
Send venligst fakturaer ældre end tre år til lageret. Fold mapper i papkasser, der let åndes. Angiv antallet af bindemidler inde på væggene, og til hvilken juridisk enhed de tilhører. I det program, hvor du registrerer dokumenter, skal du markere, hvilken af dem der blev sendt til lageret. Om nødvendigt vil det altid være muligt at hente arkivet og finde de nødvendige papirer.
