En af formerne for at udtrykke sin utilfredshed med de leverede eller producerede varer, leverede tjenester, er et skriftligt krav fra køberen. Han kan sende den direkte til virksomheden via e-mail, efterlade den i "Klagebogen" eller skrive en klage på et specielt websted, hvor enhver køber kan tale om kvaliteten af produktet eller tjenesten. Du skal også give et skriftligt svar på et sådant krav.
Instruktioner
Trin 1
Kundeservice af høj kvalitet indebærer konstant overvågning af feedback og vedtagelse af foranstaltninger og specifikke handlinger for at eliminere de mangler, som din opmærksomhed henledes på i kravet. Når du svarer på det, skal du forstå, at klienten er irriteret og utilfreds, så du bør omhyggeligt og omhyggeligt vælge sætninger for at udjævne det ubehagelige indtryk, han modtager. Et velgennemtænkt og velforberedt svar hjælper dig med at vinde tilbage kundens hengivenhed og måske få dem til at forblive i dine kunders rækker.
Trin 2
Brevets tone skal være yderst korrekt og høflig. Selvfølgelig, hvis du kender køberens fulde navn og patronym, så brug det i omløb. Skriv altid adresserne "dig", "dig", "dig" med stort bogstav.
Trin 3
Hvis kravet er sandt, så undskyld i første afsnit, og prøv, hvis det er muligt, at forklare, hvorfor hændelsen fandt sted. Undskyld over for klienten i første sætning, men hvis du ikke er helt sikker på, at det i dette tilfælde virkelig er firmaets eller dets medarbejderes skyld, så kan du starte teksten i svaret som følger:”Tak for informationen som du sendte til os … "Eller" Tak fordi du informerede os til tiden om … ".
Trin 4
I dit svar skal du kun diskutere den specifikke sag, der blev grunden til at skrive et krav. Henvis ikke til fremragende anmeldelser af virksomheden fra andre kunder; dette vil kun tjene som en irriterende. Brug ikke modsætninger i teksten: "a", "men", "på samme tid", som en sidste udvej, hvis det er nødvendigt, skriv "alligevel …".
Trin 5
Forsøg ikke at retfærdiggøre dig selv ved at henvise til nogle af klientens kvaliteter - hans uopmærksomhed, glemsomhed, manglende intelligens. Glem ikke, at det er de mennesker, der betaler deres penge, og en negativ anmeldelse kan fratage dig mindst ti potentielle kunder mere.
Trin 6
Skriv om, hvilke foranstaltninger du vil tage for at eliminere situationen og forhindre, at den gentager sig. Hvis der findes specifikke syndere, skal du liste dem og beskrive de disciplinære foranstaltninger, der blev truffet.
