Forretningsmøder betragtes ikke altid som obligatoriske af forretningspartnere, fordi der er mange ting at gøre. For at sikre, at alle de rigtige mennesker er til stede, skal mødebrevet være sammensat på en overbevisende måde. På denne måde kan du påvirke andre menneskers adfærd og planer.
Instruktioner
Trin 1
Giv modtageren besked om, at du har læst hans anmodning. Denne teknik er passende at bruge, hvis adressaten venter på en eller anden form for reaktion, og det er mere praktisk at løse hans spørgsmål på et personligt møde. Benyt lejligheden, ring til personen, og lad dem vide, at de sendte et brev med forklaringer. I dette tilfælde kan du være sikker på, at meddelelsen læses omhyggeligt.
Trin 2
Udtryk en forståelse af de problemer, der skal løses. Beskriv i nogle få sætninger, at du deler din mening om relevansen og aktualiteten af de stillede spørgsmål.
Trin 3
Angiv fordelene ved at være til stede på et kommende møde. Find mindst fem grunde til, at personen gerne vil afsætte tid til begivenheden. Disse grunde skal formuleres ud fra den anden sides synspunkt. For eksempel kommer en specialist, der specifikt vil rådgive om alle spørgsmål, men der vil ikke være nogen anden mulighed for at mødes med ham i den nærmeste fremtid. Arranger årsagerne i faldende rækkefølge efter betydning.
Trin 4
Fortæl os om yderligere argumenter til fordel for forslaget. Nu kan du angive grunde, der ikke er så vigtige for adressaten, men som vil påvirke hans adfærd. For eksempel er en afdelingsdirektør inviteret til et møde, der helt sikkert vil være opmærksom, hvis nogen er fraværende. For ikke at forkæle dit omdømme er det bedre ikke at gå glip af begivenheden.
Trin 5
Angiv en enkel og let tilgængelig metode til feedback. Adressaten kan have spørgsmål, forslag eller præciseringer. Giv ham muligheden for øjeblikkeligt at oprette forbindelse til den ansvarlige og ikke søge efter kontaktoplysninger.
