Aktiviteten i enhver organisation indebærer at arbejde med dokumenter. Nogle af dem mister deres relevans over tid og bruges ikke i arbejde. For at slippe af med unødvendige papirer ødelægges de normalt. Destruktion af dokumenter skal udføres i nøje overensstemmelse med reglerne i kontorarbejdet.
Nødvendig
- - handling af ødelæggelse
- - tekniske midler til destruktion af dokumenter.
Instruktioner
Trin 1
Tjek proceduren for destruktion af dokumenter. Det gælder både papirdokumenter og dem, der er lavet i elektronisk form. Normalt ødelægges dokumenter, der har mistet deres praktiske værdi og har en udløbet opbevaringsperiode. Dette gælder primært personale- og regnskabsdokumenter.
Trin 2
Foretag en undersøgelse af værdien af dokumenter. Resultatet af det skulle være en lov om tildeling og forberedelse til destruktion af de papirer, der ikke længere er underlagt opbevaring. Opbevaringsperioden for dokumenter bestemmes af den aktuelle nomenklatur for din organisations filer. I nogle tilfælde er vilkårene specificeret i henhold til føderal lovgivning, regeringsdekret, afdeling eller standardlister over dokumenter.
Trin 3
Udarbejd en handling til destruktion af dokumenter ved at lægge navnet på den strukturelle enhed foran hver gruppe overskrifter. Indtast lignende sager i handlingen under en generel overskrift, der angiver det samlede antal sager. Handlingen skal underskrives af en medarbejder i organisationen, der deltog i undersøgelsen af værdien af dokumenterne. Derefter godkendes handlingen af hovedet.
Trin 4
Vælg sager til destruktion ved hjælp af en sidevisning. Dette giver dig mulighed for ikke at gå glip af det nødvendige dokument, der ved et uheld kom ind i filen. Hvis der har været materialer i lang tid, kan de rulles selektivt for at bestemme dokumenternes relevans.
Trin 5
Vælg metoden til destruktion af de dokumenter, der er inkluderet i handlingen. De kan brændes eller bruges til dette formål en makuleringsmaskine. Nogle gange overføres de materialer, der skal destrueres, til bortskaffelse til en specialiseret virksomhed, hvor proceduren udarbejdes med et acceptcertifikat og en tilsvarende faktura. Sidstnævnte metode bruges oftest, når mængden af dokumentation er betydelig. For at sikre fortrolighed udføres sagsoverførsel og ødelæggelse af dem normalt under tilsyn af en medarbejder i organisationen.
